Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Zusammenhang mit dieser Website ist:

2. Grundlagen und Geltungsbereich

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit Personen in der EU betroffen sind oder die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, beachten wir auch deren Vorgaben.

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch und bei der Nutzung dieser Website bearbeiten.

3. Bearbeitung beim Besuch der Website

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen). Diese Bearbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Website und beruht auf unserem berechtigten Interesse.

Die Website wird gehostet bei Cloudflare, Inc. (USA/EU). Cloudflare verarbeitet dabei Verbindungs- und Protokolldaten zur Auslieferung, Sicherheit und Leistungsoptimierung der Website. Wir haben mit Cloudflare einen Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen, um das Datenschutzniveau abzusichern.

4. Cookies und Reichweitenmessung

Wir setzen auf unserer Website ausschliesslich technisch notwendige Mittel ein und verzichten vollständig auf Marketing- oder Tracking-Cookies.

Zur Reichweitenmessung verwenden wir Cloudflare Web Analytics — eine datenschutzfreundliche, cookielose Lösung. Dabei werden lediglich aggregierte, anonyme Nutzungsstatistiken (z. B. Seitenaufrufe, ungefähre Herkunft, Gerätetyp) erfasst. Es werden keine Cookies gesetzt, keine personenbezogenen Profile gebildet und kein seitenübergreifendes Tracking betrieben. Die Verarbeitung erfolgt durch unseren Hosting-Dienstleister Cloudflare, Inc. (siehe Ziffer 9).

5. Kontaktaufnahme und Kommunikation

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags bzw. unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation.

Unsere E-Mail-Kommunikation und das Hosting unserer Mailboxen laufen über den Dienst Titan (Nova TPU, Inc., USA). Die Datenverarbeitung ist über einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) abgesichert.

6. Spezifische Dienste und Automatisierungen

A) KI-Reifegrad-Check

Unser KI-Reifegrad-Check ist ein freiwilliges Self-Assessment. Nach Beantwortung der Fragen können Sie uns Kontaktdaten übermitteln, um Ihren persönlichen Kurzbericht zu erhalten. Dabei bearbeiten wir insbesondere: Vor- und Nachname, Firma, Branche, Unternehmensgrösse, Funktion, Kanton, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Ihre Antworten und optionalen Angaben.

Diese Daten dienen der Erstellung und Zustellung Ihres Berichts sowie der individuellen Beratung. Die technische Übermittlung, Logik und Weiterverarbeitung erfolgt über das Automatisierungstool n8n, welches wir selbst hosten (Self-Hosting) auf einem von uns gemieteten Server bei Hostinger (Hostinger International Ltd., EU-Serverstandort in Österreich). Dadurch behalten wir die volle Kontrolle über die Datenströme, und die Daten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

B) Telefonische Terminvereinbarung durch die digitale Assistentin „Lisa"

Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen (z. B. im Rahmen des KI-Checks), darf Sie unsere KI-basierte digitale Assistentin „Lisa" zur Terminvereinbarung telefonisch kontaktieren.

Dabei werden Ihr Name, Ihre Telefonnummer sowie die Inhalte des gesprochenen Telefonats verarbeitet. Das Gespräch wird digital erfasst, in Text umgewandelt (Transkription) und zur Erstellung des Termins analysiert. Für die Bereitstellung dieser Sprach- und KI-Funktionalität nutzen wir die Plattform Vapi (Vapi, Inc., USA). Zur Textverarbeitung und Sprachgenerierung kommen nachgelagerte APIs (wie OpenAI LLC) zum Einsatz. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschliesslich zweckgebunden für die Durchführung des Telefonats und die Terminorganisation; eine Nutzung Ihrer Sprach- oder Textdaten zum Training der KI-Modelle durch die Anbieter ist vertraglich ausgeschlossen. Die Datenübermittlung in die USA ist über entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (DPA) und Standardvertragsklauseln abgesichert.

Diese Einwilligung ist vollkommen freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt kein solcher Anruf.

7. Newsletter

Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir den Dienst Brevo (Sendinblue GmbH, Deutschland). Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten nach der Eintragung eine Bestätigungs-E-Mail und werden erst nach Ihrer Bestätigung in den Verteiler aufgenommen. Bearbeitet werden insbesondere Ihre E-Mail-Adresse sowie technische Versand- und Interaktionsdaten (z. B. Öffnung der Mail).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Nachricht oder per Mitteilung an uns abbestellen.

8. Terminbuchung

Für die Online-Terminvereinbarung nutzen wir den Dienst Cal.com (Cal.com, Inc., USA). Wenn Sie einen Termin buchen, bearbeiten wir die dafür notwendigen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin). Die Bearbeitung dient der Durchführung des vereinbarten Gesprächs.

Cal.com, Inc. hat ihren Sitz in den USA, ist jedoch nach dem EU-US / Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch ein vom Schweizer Bundesrat und der EU-Kommission anerkanntes, angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird. Zusätzlich ist die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) abgesichert.

9. Bekanntgabe an Dritte und Datenübermittlung ins Ausland

Zur Bereitstellung unserer Leistungen und zur sicheren Automatisierung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein. Eine Übersicht der Kern-Dienstleister und deren Datenstandorte:

• Hostinger International Ltd. (Server in Österreich/EU) – Hosting unseres n8n-Automatisierungsservers.
• Titan / Nova TPU, Inc. (USA) – E-Mail-Infrastruktur.
• Cloudflare, Inc. (USA/EU) – Hosting, Sicherheits- und Auslieferungsnetzwerk (CDN) sowie cookielose Reichweitenmessung (Web Analytics) der Website.
• Brevo / Sendinblue GmbH (Deutschland) – Newsletter-Verwaltung und -Versand.
• Cal.com, Inc. (USA) – Online-Terminbuchung (zertifiziert nach dem Data Privacy Framework).
• Vapi, Inc. (USA) – Technische Infrastruktur und Orchestrierung für den KI-Telefonassistenten „Lisa".

Soweit Anbieter Daten ausserhalb der Schweiz bzw. der EU/EWR bearbeiten (insbesondere bei den US-Diensten), stellen wir das angemessene Datenschutzniveau durch die Zertifizierung unter dem Data Privacy Framework, den Abschluss von anerkannten Standardvertragsklauseln (SCC) sowie ggf. zusätzliche Schutzmassnahmen sicher.

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken an unbeteiligte Dritte findet nicht statt.

10. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. die 10-jährige geschäftsbücherliche Aufbewahrungspflicht nach schweizerischem Obligationenrecht) bestehen.

• Anfragen über Kontaktformular/E-Mail: Werden gelöscht, sobald das Anliegen abschliessend bearbeitet ist und keine weitere geschäftliche Beziehung resultiert (Regellöschung nach spätestens 24 Monaten).
• Daten des KI-Reifegrad-Checks: Werden nach Erstellung und erfolgreicher Übermittlung des Berichts für die Nachbetreuung gespeichert und auf Ihren Wunsch hin, spätestens aber nach Ablauf von 3 Jahren ohne Folgekontakt, gelöscht.
• Newsletter-Daten: Werden nach Ihrem Widerruf bzw. Ihrer Abmeldung umgehend für den Versand gesperrt und nach Ablauf gesetzlicher Nachweisfristen gelöscht.

11. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung bzw. Einschränkung der Bearbeitung
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen
• Datenherausgabe bzw. -übertragung, soweit anwendbar

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an die oben genannte verantwortliche Stelle. Zudem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren — in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Die Datenübertragung auf dieser Website erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS).

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Anpassungen unserer Dienste anzupassen. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

14. Kontakt in Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter roland.kalt@rokaconsulting.ch oder +41 79 593 84 59.